Порядок регистрации и опломбирования регистраторов расчетных операций

____________________________________________________________________________

Согласно ст. 3 Закона о РРО субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг обязаны проводить расчетные операции через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы РРО.

Напомним, что РРО - это устройство или программно-технический комплекс, в котором реализованы фискальные функции и который предназначен для регистрации расчетных операций при продаже товаров (предоставлении услуг), операций покупки-продажи иностранной валюты и/или регистрации количества проданных товаров (предоставленных услуг). К РРО принадлежат: электронный контрольно-кассовый аппарат, электронный контрольно-кассовый регистратор, компьютерно-кассовая система, электронный таксометр, автомат по продаже товаров и услуг (ст. 2 Закона о РРО).

В настоящий момент процедура регистрации, взятия на учет налоговым органом и опломбирования РРО регламентирована:

- -     Порядком регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденным приказом Миндоходов от 28.08.2013 г. № 417 (далее - Порядок регистрации РРО);

- -     Порядком опломбирования регистраторов расчетных операций, утвержденным приказом Миндоходов от 28.08.2013 г. № 417 (далее - Порядок опломбирования РРО);

- -     приказом ГНСУ от 30.11.2011 г. № 187 "Об утверждении стандартов предоставления административных услуг";

- -     Порядком технического обслуживания и ремонта регистраторов расчетных операций, утвержденным постановлением КМУ от 12.05.2004 г. № 601.

Регистрация и введение РРО в эксплуатацию

Согласно п.п. 1 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или безналичной формах, которые согласно законодательству при продаже товаров (предоставлении услуг) должны применять РРО, обязаны:

- -     зарегистрировать РРО в налоговых органах;

- -     выполнить персонализацию РРО;

- -     опломбировать и перевести РРО в фискальный режим работы.

Регистрации подлежат РРО, модификации которых включены в Государственный реестр РРО, с учетом сфер их применения и при условии, что срок службы, установленный в технической документации на РРО, не истек, а также с учетом сроков первичной регистрации, установленных реестром РРО.

Регистрация РРО осуществляется в налоговом органе по основному месту учета налогоплательщика. При этом плательщики налога на прибыль, кроме уплачивающих налог консолидировано, могут регистрировать РРО по местонахождению своих обособленных подразделений, расположенных на иной территории, нежели головное предприятие.

Отметим также, что национальные операторы могут регистрировать РРО по местонахождению своих филиалов и других подразделений, для функционирования которых открыты отдельные счета в учреждениях банков, а именно:

- -     Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта" - по местонахождению отделений;

- -     Публичное акционерное общество "Укртелеком" - по местонахождению центров и цехов телекоммуникационных услуг;

- -     Государственное предприятие специальной связи - по местонахождению узлов и пунктов специальной связи;

- -     Публичное акционерное общество железнодорожного транспорта общего пользования (АО "Укрзалiзниця") и предприятия железнодорожного транспорта общего пользования - по местонахождению станций, подразделений локомотивного, вагонного, путевого, грузового, пассажирского и других хозяйств, необходимых для обеспечения работы железнодорожного транспорта.

Согласно п.п. 4 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО для регистрации РРО субъект хозяйствования должен представить в налоговый орган:

- -     заявление о регистрации РРО по форме № 1-РРО (приложение 1 к Порядку регистрации РРО), подписанное руководителем субъекта хозяйствования или физическим лицом - предпринимателем с указанием даты представления;

- -     копию документа, подтверждающего факт покупки или бесплатного получения РРО в собственность, другого документа, подтверждающего право собственности или пользования РРО;

- -     копию документа на право собственности или другого документа, дающего право на размещение хозяйственной единицы, где будет использоваться РРО;

- -     копию договора субъекта хозяйствования из центра сервисного обслуживания (далее - ЦСО) о техническом обслуживании и ремонте РРО.

Регистрационное заявление должно быть подписано руководителем субъекта хозяйствования или физическим лицом - предпринимателем с указанием даты представления, а все копии документов заверяются подписью руководителя субъекта хозяйствования или личной подписью физического лица - предпринимателя (п.п. 5 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО).

В случае представления регистрационного заявления в бумажном виде также должны быть предъявлены оригиналы соответствующих документов.

Следует обратить внимание, что документы для регистрации РРО могут представляться и в электронном виде. В этом случае к заявлению о регистрации РРО прилагаются отсканированные копии вышеперечисленных документов, а оригиналы предъявляются налоговому органу вместе со справкой ЦСО об опломбировании РРО и актом ввода в эксплуатацию (п.п. 6 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Порядок и сроки рассмотрения органами доходов и сборов регистрационных заявлений, поданных в электронном виде, такие же, как и для регистрационных заявлений, поданных в бумажном виде.

В случае отсутствия оснований для отказа в регистрации РРО налоговый орган в течение 2 рабочих дней со дня поступления документов принимает решение о регистрации РРО, формирует и резервирует фискальный номер РРО в информационной системе ГФС и выдает справку о резервировании фискального номера РРО по форме № 2-РРО (приложение 2 к Порядку регистрации РРО). Такая справка действительна в течение 5 рабочих дней с даты ее выдачи или направления по адресу электронной почты субъекта хозяйствования (п.п. 10 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Следует отметить, что в течение 5 рабочих дней с даты выдачи или направления по электронной почте справки о резервировании фискального номера, как предписано п.п. 13 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО, субъект хозяйствования обязан обеспечить перевод РРО в фискальный режим работы (занесение фискального номера в фискальную память РРО, персонализация и опломбирование РРО в ЦСО).

Для завершения процедуры регистрации РРО субъект хозяйствования до окончания срока действия справки о резервировании фискального номера предоставляет в налоговый орган копию справки об опломбировании РРО и акте ввода его в эксплуатацию. В случае непредоставления или несвоевременного предоставления указанных документов справка о резервировании фискального номера считается недействительной (п.п. 14 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО).

После получения необходимым образом оформленных документов должностное лицо налогового органа не позднее следующего рабочего дня проводит регистрацию РРО путем внесения данных в информационную систему ГФС и предоставляет субъекту хозяйствования регистрационное удостоверение РРО по форме № 3-РРО (приложение 3 к Порядку регистрации РРО), подтверждающее факт регистрации РРО. При этом датой регистрации РРО является дата внесения данных в информационную систему ГФС, которая и указывается в регистрационном удостоверении.

В случае если налоговый орган или почта не могут вручить субъекту хозяйствования регистрационное удостоверение в связи с ненахождением его должностных лиц, отказом принять такое регистрационное удостоверение, отсутствием по местонахождению (местожительству) налогоплательщика, оформляется справка, в которой указывается причина невозможности вручения регистрационного удостоверения. Такая справка вместе с регистрационным удостоверением хранится в учетном деле субъекта хозяйствования. В этом случае субъект хозяйствования может получить регистрационное удостоверение в налоговом органе до отмены регистрации РРО (п.п. 18 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Формирование и применение фискального номера РРО

Согласно п.п. 1 п. 1 р. 2 Порядка регистрации РРО при регистрации в налоговых органах РРО присваивается фискальный номер, являющийся 10-разрядным числовым порядковым номером регистрационной записи в автоматизированной информационной системе регистрации РРО ГФС.

Фискальный номер РРО автоматически формируется в информационной системе ГФС, является единым для всего информационного пространства Украины, не изменяется при перерегистрации и сохраняется до даты отмены регистрации РРО (п.п. 3 п. 1 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Фискализация, которая представляет собой перевод РРО из нефискального в фискальный режим работы, проводится один раз за весь период эксплуатации РРО. При этом конструкция РРО должна обеспечить невозможность его последующего выхода из фискального режима работы.

Отметим также, что фискальный номер РРО фиксируется в фискальной памяти РРО вместе с датой его внесения и указывается во всех расчетных документах, чеках всех отчетов, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

После отмены регистрации РРО фискальный номер закрывается и в дальнейшем не используется.

Проведение персонализации РРО

Персонализация РРО осуществляется для однозначного определения РРО в системе учета данных ГФС с помощью системы уникальных номеров, в которую входят фискальный номер РРО, идентификационный номер РРО (для РРО из КЛЭФ) или идентификационный номер модема, заводской номер РРО и идентификационный номер модуля безопасности SAM, в соответствии с Порядком передачи электронных копий расчетных документов и фискальных отчетных чеков регистраторов расчетных операций проводными или беспроводными каналами связи органам ГНС, утвержденным приказом Минфина от 08.10.2012 г. № 1057.

Согласно п.п. 21 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО персонализация РРО выполняется ЦСО:

- -     после присвоения фискального номера;

- -     в случае изменения фискального номера РРО или идентификационного номера модема (для РРО, печатающего контрольную ленту), или идентификационного номера РРО (для РРО из КЛЭФ), или идентификационного номера модуля безопасности.

Отметим, что модем может использоваться для передачи данных только с тем РРО, фискальный номер которого передан при осуществлении персонализации в системе учета данных РРО. В связи с этим каждый РРО, в том числе резервный, используется только с конкретным модемом (см. письмо от 21.01.2013 г. № 891/6/22-1315/48).

Основания для отказа в регистрации РРО

Согласно п.п. 8 п. 2 р. 2 Порядка регистрации РРО в течение 2 рабочих дней с момента получения регистрационных документов налоговый орган имеет право отказать в регистрации РРО, если:

- -     РРО уже зарегистрирован;

- -     модель (модификация) РРО не включена или исключена из Государственного реестра РРО;

- -     РРО не соответствует сфере применения, указанной в регистрационном заявлении;

- -     ЦСО не имеет права на техническое обслуживание и ремонт РРО в связи с отсутствием договора с производителем (поставщиком) такого РРО;

- -     документы представлены не в полном объеме;

- -     в налоговом органе имеются сведения об аннулировании лицензии на право осуществления соответствующей хозяйственной деятельности;

- -     отсутствует документ на право собственности или другой документ, дающий право на размещение хозяйственной единицы, где будет использоваться РРО;

- -     субъект хозяйствования не включен к Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц - предпринимателей;

- -     субъект хозяйствования не состоит на учете в налоговом органе, в который представлены документы на регистрацию РРО;

- -     субъект хозяйствования или его обособленные подразделения не состоят на учете в налогом органе по адресу хозяйственной единицы, где будет использоваться РРО.

При наличии оснований для отказа в проведении регистрации РРО налоговый орган не позднее 2 рабочих дней с даты поступления регистрационных документов предоставляет или направляет (почтовым отправлением или по электронной почте) субъекту хозяйствования сообщение об отказе в проведении регистрации РРО с указанием оснований для такого отказа.

Порядок перерегистрации РРО

Согласно п.п. 1 п. 3 р. 2 Порядка регистрации РРО в случае перерегистрации с целью использования РРО в другой хозяйственной единице субъект хозяйствования должен предоставить в налоговый орган:

- -     регистрационное заявление с отметкой "Перерегистрация";

- -     документ на право собственности или документ, который дает право на размещение хозяйственной единицы, где будет использоваться РРО;

- -     регистрационное удостоверение на РРО.

При правильно оформленных документах перерегистрация проводится в течение 2 рабочих дней со дня подачи регистрационного заявления, путем внесения изменений в информационную систему ГФС. При этом субъекту хозяйствования возвращается регистрационное удостоверение с отметкой о проведенной перерегистрации РРО.

В случае изменения данных относительно субъекта хозяйствования, которые указываются в регистрационном удостоверении, или сферы применения РРО, версии внутреннего программного обеспечения РРО, а также в случае установления расхождений или ошибок в записях регистрационного удостоверения, утери или непригодности его для использования субъект хозяйствования в течение 5 рабочих дней с момента возникновения основания для замены регистрационного удостоверения обязан представить его в налоговый орган по месту регистрации РРО вместе с регистрационным заявлением с отметкой "Перерегистрация", указав причины перерегистрации.

В этом случае перерегистрация РРО проводится в течение 2 рабочих дней с выдачей субъекту хозяйствования нового регистрационного удостоверения (п.п. 2 п. 3 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Следует обратить внимание, что при перерегистрации РРО справка об опломбировании РРО предоставляется субъектом хозяйствования только в случае, если изменение данных, которые указываются в регистрационном удостоверении и, соответственно, отображаются во всех расчетных документах, чеках всех отчетов, требует переопломбирования РРО.

Процедура отмены регистрации РРО

Согласно п.п. 1 п. 4 р. 2 Порядка регистрации РРО регистрация РРО действует до даты ее отмены, которая происходит в случаях, если:

- -     субъектом хозяйствования подано заявление об отмене регистрации РРО по форме № 4-РРО (приложение 4 к Порядку регистрации РРО);

- -     истек срок службы РРО, определенный в паспорте (формуляре) РРО;

- -     закончились определенные законодательством сроки эксплуатации РРО;

- -     РРО применяется не в сфере применения, определенной Государственным реестром РРО;

- -     обнаружено несоответствие модификации, конструкции и/или версии внутреннего программного обеспечения РРО, включенных в Государственный реестр РРО;

- -     учредительные документы субъекта хозяйствования согласно судебному решению признаны недействительными;

- -     имеется судебное решение о ликвидации хозяйствующего субъекта - банкрота;

- -     имеется судебное решение относительно прекращения субъекта хозяйствования, которое не связано с банкротством;

- -     субъект хозяйствования - физическое лицо - предприниматель умер, а также в случае объявления такого лица умершим, признания недееспособным или безвестно отсутствующим, ограничения его гражданской дееспособности;

- -     в налоговых органах имеются сведения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц - предпринимателей относительно государственной регистрации прекращения субъекта хозяйствования;

- -     похищен РРО;

- -     изменен владелец РРО.

Из вышеприведенных оснований следует, что отмена регистрации РРО может осуществляться как по заявлению налогоплательщика, так и принудительно по решению налогового органа по месту регистрации РРО.

Решение об отмене регистрации РРО оформляется по форме № 5-РРО (приложение 5 к Порядку регистрации РРО).

Перед отменой регистрации РРО его необходимо распломбировать в ЦСО, с которым заключен договор о техническом обслуживании и ремонте РРО.

Вместе с заявлением об отмене регистрации субъект хозяйствования предоставляет справку ЦСО о распломбировании РРО (кроме случаев установления несоответствия конструкции и программного обеспечения РРО документации производителя) и возвращает налоговому органу регистрационное удостоверение.

В случае кражи РРО для отмены его регистрации вместе с заявлением об отмене регистрации должна быть также представлена копия соответствующего документа органа МВД.

Отмена регистрации РРО проводится в течение 5 календарных дней со дня получения заявления об отмене регистрации и других документов или принятия решения налогового органа об отмене регистрации путем внесения регистрационной записи в информационную систему ГФС. Отмена регистрации РРО подтверждается справкой по форме № 6-РРО (приложение 6 к Порядку регистрации РРО), которую можно получить непосредственно в налоговом органе или по почте. Способ получения справки указывается в заявлении об отмене регистрации (п.п. 4 п. 4 р. 2 Порядка регистрации РРО).

В случае окончания срока эксплуатации РРО, определенного в паспорте РРО или законодательно, налоговый орган обязан за месяц до окончания такого срока предупредить налогоплательщика о необходимости проведения процедуры отмены регистрации РРО. При этом отмена регистрации РРО проводится налоговым органом в течение 2 рабочих дней со дня наступления срока выведения из эксплуатации РРО (п.п. 6 п. 4 р. 2 Порядка регистрации РРО).

Таким образом, субъекты хозяйствования до получения соответствующего предупреждения от налогового органа и в течение месяца после его получения будут иметь возможность использовать при проведении расчетных операций имеющуюся кассовую технику и осуществить мероприятия по ее доработке с целью выполнения норм действующего законодательства (см. письмо Миндоходов от 07.10.2013 г. № 20223/7/99-99-22-01-03-17/1216).

В письме от 26.11.2003 г. № 6852 Госкомпредпринимательства разъясняет, что по окончании срока службы, установленного в технической документации, регистрация РРО отменяется в принудительном порядке. При этом, если в эксплуатационной документации срок службы регистраторов расчетных операций не указан, то он составляет 7 лет с момента введения их в эксплуатацию, но не более 9 лет с даты выпуска.

Порядок опломбирования РРО

Процедура опломбирования РРО, то есть введения РРО в эксплуатацию, регламентирована Порядком опломбирования РРО.

Согласно п. 1 р. 2 Порядка опломбирования РРО введение РРО и внешних модемов в эксплуатацию, их техническое обслуживание и ремонт осуществляются ЦСО исключительно на основании договоров о техническом обслуживании и ремонте РРО, заключенных с субъектами хозяйствования.

Следует обратить внимание, что применение РРО, опломбированного средствами контроля ЦСО, с которым налогоплательщик не заключил договор о техническом обслуживании и ремонте РРО, считается нарушением установленного порядка опломбирования.

Необходимо также учитывать, что ЦСО не имеют права вводить в эксплуатацию, осуществлять техническое обслуживание и ремонт:

- -     РРО и модемов собственного использования;

- -     РРО производителей (поставщиков), с которыми ЦСО не заключили договоры о техническом обслуживании и ремонте РРО;

- -     РРО субъектов хозяйствования, с которыми не заключены договоры о техническом обслуживании и ремонте РРО;

- -     РРО субъектов хозяйствования, которые являются связанными с ЦСО лицами.

Опломбирование РРО осуществляется центрами сервисного обслуживания в следующих случаях (п. 3 р. 2 Порядка опломбирования РРО):

- -     после персонализации РРО перед его регистрацией в налоговом органе;

- -     после ремонта РРО, который нуждался в доступе к внутренним узлам РРО;

- -     при замене средства контроля РРО;

- -     после проверки РРО на соответствие конструкторско-технологической и программной документации производителя;

- -     при принятии на сервисное обслуживание РРО, который ранее обслуживался в другом ЦСО;

- -     по решению налогового органа.

Опломбирование РРО также может осуществляться уполномоченным должностным лицом налогового органа при проведении им проверки на соответствие конструкции и программного обеспечения РРО документации производителя.

Правила и механизм проведения процедуры опломбирования РРО определены в п. 4 - 6 р. 2 Порядка опломбирования РРО.

После опломбирования ЦСО выдает (или дополняет) справку об опломбировании РРО по форме № 1-ЦСО (приложение 1 к Порядку опломбирования РРО) в которой указываются данные относительно соответствия конструкции и программного обеспечения РРО документации производителя, а также относительно перевода РРО в фискальный режим работы. Данные о субъекте хозяйствования заносятся из справки о резервировании фискального номера РРО.

Копию каждой справки об опломбировании, выданной ЦСО, субъект хозяйствования должен представить в налоговый орган по месту регистрации РРО.

Следует обратить внимание, что в случае выявления несоответствия конструкции и/или программного обеспечения РРО документации производителя ЦСО выдает справку об опломбировании с указанием причины отказа в опломбировании. Такая справка составляется в 3 экземплярах, один из которых предоставляется налогоплательщику, второй передается в налоговый орган, где зарегистрирован РРО, третий остается в ЦСО (п. 8 р. 2 Порядка опломбирования РРО).

Порядок распломбирования РРО

Согласно п. 9 р. 2 Порядка опломбирования РРО распломбирование РРО и изъятие справки об опломбировании осуществляются ЦСО, с которым субъектом хозяйствования был заключен договор о техническом обслуживании и ремонте РРО, в следующих случаях:

- -     при необходимости доступа к внутренним узлам РРО для проведения ремонта, если это предусмотрено эксплуатационными документами производителя;

- -     по решению налогового органа;

- -     перед отменой регистрации РРО (кроме случаев выявления несоответствия конструкции и/или программного обеспечения РРО документации производителя);

- -     в случае нарушения целостности пломб и/или средств контроля, окончания срока использования средств контроля;

- -     в случае прекращения действия договора о техническом обслуживании и ремонте РРО;

- -     в случае перехода на техническое обслуживание в другой ЦСО.

Распломбирование РРО с изъятием справки об опломбировании может осуществляться также должностным лицом налогового органа в случае проведения проверки соответствия конструкции и программного обеспечения РРО документации производителя и перед отменой регистрации РРО при выявлении такого несоответствия.

Следует также обратить внимание, что ЦСО ежегодно осуществляет проверку РРО, которые находятся в нем на техническом обслуживании, на соответствие документации производителя, если такие РРО в течение года не подлежали ремонту. По результатам проверки выдается справка об опломбировании в соответствии с установленными требованиями (п. 12 р. 2 Порядка опломбирования РРО).

Техническое обслуживание РРО должно осуществляться без нарушения пломб производителя, если иное не предусмотрено эксплуатационными документами.

Осуществление контроля соответствия РРО документации производителя

Согласно п. 15 р. 2 Порядка опломбирования РРО осуществление контроля на соответствие конструкции и программного обеспечения РРО документации производителя, в том числе проверка программного обеспечения, с помощью верификатора осуществляется на основании решения руководителя налогового органа путем проведения фактических и документальных проверок в соответствии с НКУ.

Проверки проводятся уполномоченными должностными лицами налогового органа в случаях:

- -     отсутствия или нарушения целостности пломб и/или средств контроля ЦСО или производителя;

- -     окончание срока использования средств контроля;

- -     выявления факта опломбирования РРО поддельным средством контроля или таким, серия и номер которого не совпадают с серией и номером,